個人情報保護規程

第1章　総則

第1条（目的）

本規程は、トキワ印刷株式会社（以下「当社」という）が事業活動において取り扱う個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という）その他の関係法令および個人情報保護委員会が定めるガイドラインを遵守し、適正に取得、利用、保管および廃棄するために必要な事項を定め、もって個人の権利利益を保護するとともに、当社の社会的信用を維持することを目的とする。

第2条（適用範囲）

本規程は、当社の役員および従業者（正社員、契約社員、パートタイマー、アルバイト、派遣社員その他当社の指揮命令を受けて業務に従事するすべての者をいう。以下「従業者」という）に適用する。

2　当社が個人情報の取扱いを委託する協力会社に対しては、本規程に準ずる措置を求めるものとする。

第3条（定義）

本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

(1)　個人情報　生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）および個人識別符号が含まれるものをいう。

(2)　個人データ　個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(3)　保有個人データ　当社が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。

(4)　受託個人情報　当社が印刷物およびデザイン制作等の受託にあたり、顧客から取扱いの委託を受けて預かる原稿、データ、名簿等に含まれる個人情報をいう。

(5)　個人情報等　個人情報、個人データ、保有個人データおよび受託個人情報を総称していう。

第2章　管理体制

第4条（個人情報保護管理者）

当社は、個人情報等の保護に関する統括責任者として、個人情報保護管理者を置く。

2　個人情報保護管理者は、取締役をもって充てる。個人情報保護管理者は、当社の情報管理責任者およびサイバーセキュリティに関する責任者を兼ねる。

3　個人情報保護管理者は、次の各号に掲げる職務を行う。

(1)　本規程の整備および見直しに関すること

(2)　個人情報等の取扱状況の把握および管理に関すること

(3)　従業者に対する教育の企画および実施に関すること

(4)　委託先の選定および監督に関すること

(5)　個人情報等に関する事故または苦情への対応に関すること

(6)　監査の実施および是正措置に関すること

(7)　情報システムの利用状況の監視およびサイバー攻撃への対策に関すること

第5条（部門管理者）

個人情報保護管理者は、必要に応じて各部門に部門管理者を置くことができる。

2　部門管理者は、所管する部門における個人情報等の取扱状況を管理し、個人情報保護管理者に報告する。

第6条（従業者の義務）

従業者は、本規程および個人情報保護管理者の指示に従い、個人情報等を適正に取り扱わなければならない。

2　従業者は、業務上知り得た個人情報等を、業務の目的以外に利用し、または第三者に開示もしくは漏えいしてはならない。この義務は、退職後も同様とする。

3　当社は、従業者に対し、採用時に、個人情報の保護に関する事項を含む秘密保持の誓約書の提出を求める。

第3章　個人情報の取扱い

第7条（取得）

個人情報の取得は、適法かつ公正な手段により行うものとし、偽りその他不正の手段によって取得してはならない。

2　個人情報を取得するときは、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知し、または公表する。

3　要配慮個人情報は、法令に基づく場合その他法第20条第2項各号に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで取得してはならない。

第8条（利用目的）

当社は、個人情報を次に掲げる目的の範囲内で利用する。

(1)　お問い合わせ、見積依頼および相談への対応

(2)　印刷物・デザイン制作その他の商品およびサービスの提供ならびにこれに付随する連絡、納品、請求等の業務

(3)　取引先の管理、契約の履行および履行状況の確認

(4)　当社の商品およびサービスに関する案内その他の営業活動

(5)　採用選考および採用に関する連絡

(6)　法令に基づく対応

2　前項の範囲を超えて個人情報を取り扱う必要が生じた場合は、あらかじめ本人の同意を得なければならない。

3　受託個人情報は、委託契約または顧客の個別の指示に定められた業務の遂行に必要な範囲を超えて利用してはならない。

第9条（第三者提供）

個人データは、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合はこの限りでない。

(1)　法令に基づく場合

(2)　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2　第三者に個人データを提供したとき、および第三者から個人データの提供を受けたときは、法の定めるところにより記録を作成し、これを保存する。

第10条（委託先の管理）

個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は、次の各号に掲げる措置を講じる。

(1)　委託先の体制、実績および安全管理措置の状況を評価し、選定基準に基づき選定すること

(2)　秘密保持および個人情報の取扱いに関する事項を含む契約を締結すること

(3)　委託先における取扱状況を定期的に確認し、必要な指示を行うこと

2　後加工、封入・封緘、発送等の工程を協力会社に委託する場合も、前項を適用する。

3　委託契約には、個人情報の漏えい、滅失または毀損が発生し、またはそのおそれがある場合において、個人情報の保護に関する法令に従って対応する旨を記載する。

4　委託元から受託した業務について、再委託は行わない。やむを得ず再委託を行う必要が生じた場合は、あらかじめ委託元の書面による承諾を得たうえで、再委託先に対して第1項に準ずる措置を講じ、その安全管理措置の状況を監督する。

第11条（安全管理措置）

当社は、個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、次の各号に掲げる措置を講じる。

(1)　組織的安全管理措置　個人情報保護管理者を情報管理責任者として定め、取扱者の範囲および取扱状況を確認できる手段を整備するとともに、事故または違反を認めた場合の報告連絡体制を整備する。個人データの取扱いの具体的な手順は、別に定める取扱いマニュアルによる。

(2)　人的安全管理措置　従業者に対し、第16条に定める研修およびテストを実施し、採用時に秘密保持の誓約書の提出を求めるほか、秘密保持に関する事項を就業規則等に定める。

(3)　物理的安全管理措置　個人情報等を取り扱う区域を管理し、外部者の入退館については訪問者リストへの記入を義務付け、ICカードによる入場制限を行う。紙媒体は施錠できるロッカー等に保管し、電磁的記録は社内サーバーに保管する。機器、原稿、出力物および記録媒体の持ち出しについては手順を定める。

(4)　技術的安全管理措置　情報システムの利用にあたってはIDおよびパスワードによる認証を行い、アクセス権限は役職、責務および担当業務の内容に応じて業務上必要な範囲に付与する。

2　アクセス権限の付与状況は情報管理シートにより管理し、異動、退職その他の事由により変更を要する場合は、上長の承認を得て変更する。

3　個人データを取り扱う情報システムについては、アクセスログを取得して5年間保存し、定期的に精査する。

4　外部との電子メールの送受信は利用者を制限し、その利用状況を定期的に確認する。

5　サイバー攻撃に対しては、次の各号に掲げる対策を講じる。

(1)　入口対策　すべての業務用パソコンにセキュリティ対策ソフトを導入し、一括して管理すること

(2)　内部対策　社内サーバー内のデータについて日次でバックアップを取得し、復旧できる体制を確保すること

(3)　出口対策　外部と通信できるパソコンの利用を制限し、利用者に対する教育を行うこと

6　前項の対策の運用状況については、定期的に検査を行う。

第12条（保管および廃棄）

個人情報等は、利用目的の達成に必要な期間に限り保管する。

2　保管の必要がなくなった個人情報等は、遅滞なく、復元できない方法により廃棄または消去する。紙媒体は溶解処理または細断により、電磁的記録は消去または記録媒体の物理的破壊により行う。

3　受託個人情報は、業務完了後または契約終了後、顧客との取り決めに従い返却し、または前項に定める方法により廃棄もしくは消去し、必要に応じてその旨を顧客に報告する。その具体的な手順は、別に定めるマニュアルによる。

第4章　本人の権利への対応

第13条（開示等の請求）

本人またはその代理人から、保有個人データについて利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加もしくは削除、利用の停止、消去または第三者への提供の停止の請求があったときは、本人であることを確認したうえで、法令の定めるところにより遅滞なく対応する。

2　法令により当社が開示等の義務を負わない場合は、その旨および理由を請求者に通知する。

3　受託個人情報について本人から請求があった場合は、速やかに委託元である顧客に連絡し、その指示に従う。

第14条（苦情への対応）

個人情報等の取扱いに関する苦情の申出があったときは、個人情報保護管理者が窓口となり、適切かつ迅速に対応する。

第5章　事故対応、教育、監査および事業継続

第15条（事故発生時の対応）

従業者は、個人情報等の漏えい、滅失、毀損その他の事故またはそのおそれを認めたときは、直ちに個人情報保護管理者に報告しなければならない。

2　個人情報保護管理者は、報告を受けた場合、次の各号に掲げる措置を速やかに講じる。

(1)　事実関係の調査および被害の拡大防止

(2)　原因の究明および再発防止策の策定

(3)　影響を受ける本人および委託元への連絡

(4)　法令の定めるところによる個人情報保護委員会への報告

第16条（教育）

個人情報保護管理者は、従業者に対し、個人情報等の適正な取扱いに関する研修を年1回以上実施する。

2　研修にあわせて理解度を確認するためのテストを行い、その結果を記録する。

3　研修の実施日、内容、受講者およびテストの結果は、記録として保存する。

第17条（監査）

個人情報保護管理者は、個人データの安全管理の運用状況および本規程の遵守状況について、内部監査を実施する。

2　内部監査は、メディア部が各部署に対して年1回以上行う。

3　個人情報保護管理者は、監査の結果を代表取締役に報告する。

4　監査の結果、改善を要する事項が認められたときは、速やかに是正措置を講じ、その内容を記録する。

第18条（事業継続）

当社は、甚大な災害および新型感染症等の発生に備え、別に事業継続計画（BCP）を定める。

2　前項の事態が生じた場合においても、個人情報等の保護のために必要な措置を継続して講じる。

3　委託を受けた業務については、その継続の可否および見込みを、速やかに委託元に連絡する。

第6章　雑則

第19条（細則）

本規程の実施に必要な細目は、次の各号に掲げる文書に定める。

(1)　個人データの取扱いに関するマニュアル

(2)　保有個人データに関する公表・開示・訂正・利用停止等に関するマニュアル

2　前項の文書は、本規程に反してはならない。

第20条（規程の見直し）

本規程は、法令の改正、事業内容の変更その他の事情に応じて必要な見直しを行う。

第21条（改廃）

本規程の改廃は、代表取締役が行う。

以　上

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